Werk dat zichzelfdoorzet.
Aanvragen doorzetten, facturen checken, goedkeuringen najagen. Veel werk loopt elke keer dezelfde route, en toch zet iemand het steeds met de hand door. Ik leg die route vast als workflow, met duidelijke regels, zodat het werk vanzelf de volgende stap neemt.
Iets komt binnen, iemand checkt het tegen de regels, het gaat door of naar iemand die moet tekenen, en er volgt een actie. Die route kan zichzelf lopen. Jij komt alleen nog in beeld waar jouw oordeel nodig is.
Met AI of zonder, de regels sturen.
Twee workflows naast elkaar. De eerste draait alleen op regels en koppelingen, de tweede gebruikt AI om te lezen. In allebei beslissen de regels en jij, niet het systeem op eigen houtje.
Zonder AI: een inkoopfactuur.
Veel workflows hebben alleen goede regels en koppelingen nodig. Een factuur die past, gaat zelf door naar de boekhouding. Een factuur die niet past, komt bij jou. Dat is voorspelbaar, goed na te lopen en goedkoop in gebruik: er draait geen AI-model mee.
- Regel
- Systeem
Leverancier
01Factuur komt binnenper mail of in je portalRegels
02Bedrag en leverancieronder €500 en bekende leverancier?- ↺ Eerst langs jou: hoger bedrag of nieuwe leverancier? Dan gaat de factuur eerst langs jou, en na je akkoord gewoon verder.
- ↺ Terug naar leverancier: ontbreekt het ordernummer of klopt de btw niet, dan gaat er een mail terug en wacht de factuur op een nieuwe versie.
Systeem
03Klaargezet in de boekhoudingmet kostenpost en btwSysteem
04Betaling ingeplandop de vervaldagSysteem
05Vastgelegdwelke regel, wie, wanneer
Met AI: een aanvraag.
AI helpt waar er gelezen of geschreven moet worden: een mail begrijpen, velden invullen, een vervolgvraag opstellen. Of de aanvraag compleet is en door mag, bepaalt de regel. En jij geeft het laatste akkoord.
Zo bouwde ik het al eens: een aanvraag op de website staat direct in het portal, de nieuwsbrieftool krijgt een seintje en geblokkeerde gebruikers worden eruit gefilterd, in één workflow.
- AI
- Mens
- Regel
- Systeem
Klant
01Aanvraag komt binnenvia mail of je websiteAI
02AI leest en vult veldenwie, wat, waar, wanneerRegels
03Compleet en binnen voorwaarden?de regel beslist, niet de AI- ↺ Vervolgvraag: ontbreekt er iets, dan schrijft AI een korte vervolgvraag aan de klant. Het antwoord gaat dezelfde route weer door.
Jij
04Jij keurt goedof past aanSysteem
05In portal, CRM en nieuwsbriefgeblokkeerde adressen eruit
Meer over wat AI in zo'n route kan doen staat bij AI-oplossingen. Een volledig uitgewerkt voorbeeld, van mail tot verstuurde offerte, zie je bij offertes automatiseren.
Regels die je kunt lezen.
"Onder €500 en bekende leverancier: door. Anders: goedkeuring." Zulke beslisregels zet ik los van de code. Dan zijn het geen verborgen keuzes meer, maar afspraken die je kunt bekijken en bijstellen.
Beslisregels
5 regels · 4 actief+ Regel aanvragen- InkoopfactuurAlsbedrag onder €500 én leverancier is bekendDanautomatisch klaarzetten in de boekhoudingIlseActiefGetest
- InkoopfactuurAlsbedrag €500 of meer, óf nieuwe leverancierDaneerst ter goedkeuring naar MarkMarkActiefGetest
- OfferteAlskorting hoger dan 10%Daneerst langs de eigenaar, daarna versturenMarkActiefGetest
- WerkbonAlsfoto's, uren en handtekening compleetDandoor naar planning en facturatieJoyceActiefGetest
- AanvraagAlspostcode buiten het werkgebiedDanconceptantwoord klaarzetten, niet zelf versturenMarkIn test
Wijziging in test
Aanvraag buiten werkgebied
Draait mee op nieuwe aanvragen, maar beslist nog niets. Mark ziet wat de regel zou doen.
In testWacht op akkoord Mark
Wat er veranderde
- 08/10Kortingsgrens offerte van 15% naar 10%, op verzoek van Mark
- 02/10Werkbon: handtekening klant toegevoegd als voorwaarde
- 19/09Nieuwe regel: aanvraag buiten werkgebied
Zo kan een overzicht van je regels eruitzien. Voorbeeld met een verzonnen bedrijf en verzonnen regels.
Je ziet ze
Elke regel staat als zin op een scherm: als dit, dan dat. Niet weggestopt in code die alleen ik kan lezen.
Je kunt ze nalopen
Bij elke beslissing staat welke regel hem nam. Klopt er iets niet, dan zie je waar het zit.
Je laat ze aanpassen
Een andere grens of een nieuwe uitzondering is een aanpassing aan een regel, geen nieuwe software. Eerst getest, dan pas live.
Voor zware beslislogica: Rulecube.
Voor complexere beslislogica werk ik met Rulecube, een Nederlandse business rules engine waarmee je beslissingen automatiseert. Het wordt onder meer gebruikt door banken, pensioen- en verzekeringspartijen. Heb je een handvol regels, dan is het niet nodig; dan bouw ik ze gewoon in.
rulecube.com- Je legt de voorwaarden vast waaronder een beslissing valt, en de actie die volgt
- Een workflow-engine voor datagedreven, API-first processen
- Via API's gekoppeld aan je eigen systemen
- Audits, documentatie en geautomatiseerd testen van regels
Wat ik bouw.
Goedkeuringen
Inkoop, kortingen, verlof, uitgaven. De regel bepaalt wat zelf door mag en wat langs wie moet, en niemand hoeft meer na te jagen wie nog moet tekenen.
Intake en aanvragen
Een aanvraag via je site of mail komt compleet en op de goede plek binnen. Ontbreekt er iets, dan gaat de vraag automatisch terug.
Facturen en administratie
Inkoopfacturen gecontroleerd en klaargezet, verkoopfacturen verstuurd zodra een klus af is, en een herinnering als er niet betaald is.
Dossiers en status
Een dossier dat compleet is, schuift zelf door naar de volgende stap. Iedereen ziet waar het staat, zonder rond te bellen.
Signalen en herinneringen
Een seintje als iets te lang blijft liggen, als een contract afloopt of als een klant al een week niets heeft gehoord.
Koppelingen tussen systemen
Je website, portal, boekhouding, CRM en nieuwsbrief houden elkaar op de hoogte. Eén keer invoeren, overal goed.
Hoe een traject loopt.
Geen groot implementatietraject. Je praat de hele tijd met mij, en de workflow gaat pas zelfstandig draaien als jij hebt gezien dat hij goed beslist.
1. Route uittekenen
We lopen samen door hoe het werk nu gaat: wat binnenkomt, wie wat checkt, waar het blijft hangen. Dat teken ik uit als route.
2. Regels vastleggen
De beslissingen die nu in iemands hoofd zitten, schrijven we op als regels. Daar komen vaak al een paar verrassingen uit.
3. Bouwen en koppelen
Ik bouw de workflow en koppel hem aan de systemen die je al gebruikt. AI alleen op de plekken waar het echt iets toevoegt.
4. Proefdraaien
De workflow draait mee op echt werk, maar jij kijkt alles na. Wat niet klopt, stel ik bij tot je erop vertrouwt.
5. Live en bijstellen
Hij draait gewoon. Verandert er een grens of een afspraak, dan pas ik de regel aan. Je belt of mailt mij, niet een helpdesk.
Prijs in overleg. Wat het kost, hangt af van het aantal stappen, de regels en de systemen die gekoppeld moeten worden. Dat weet je voordat er iets gebouwd wordt.
Eerst verkennen? Begin met een AI-sessie van een middag (€450 excl. btw). We lopen samen door je werk en ik wijs aan waar een workflow, een koppeling of AI het meeste scheelt.
Waar zit bij jou het handwerk?
Ik denk graag met je mee. Vertel wat er speelt; je hoort binnen één werkdag van me.
Goed om te weten.
Wat is het verschil tussen een workflow en AI?
Een workflow is de route die het werk aflegt: wat er binnenkomt, welke regels het checken, wie iets moet goedkeuren en welke actie volgt. Dat is voorspelbaar en doet elke keer hetzelfde. AI is een hulpmiddel dat je in zo'n route kunt zetten, bijvoorbeeld om een mail of document te lezen of een concept te schrijven. Veel workflows hebben helemaal geen AI nodig.
Wat zijn business rules?
Beslisregels in gewone taal: als dit, dan dat. Bijvoorbeeld: een factuur onder €500 van een bekende leverancier gaat automatisch door, anders eerst langs jou. Of: korting boven 10% moet eerst langs de eigenaar. Door die regels los van de code vast te leggen, kun je ze lezen, nalopen en laten aanpassen zonder dat de software opnieuw gebouwd moet worden.
Wat is Rulecube, en heb ik dat nodig?
Rulecube is een Nederlandse business rules engine waarmee je beslissingen automatiseert. Ik werk ermee bij complexere beslislogica: veel regels die op elkaar ingrijpen, of beslissingen die je moet kunnen verantwoorden en testen. Voor een eenvoudige workflow met een handvol regels heb je het niet nodig; dan bouw ik de regels gewoon in.
Kan ik de regels later zelf aanpassen?
Dat spreken we vooraf af. Je kunt altijd zien welke regels er zijn en wat ze doen. Een grens of bedrag aanpassen kan ik zo inrichten dat je dat zelf doet; voor een nieuwe regel of een andere route bel of mail je mij. Een wijziging wordt eerst getest voordat hij live gaat.
Wat kost het?
Dat is in overleg, want het hangt af van hoeveel stappen en regels er zijn en met welke systemen de workflow moet praten. Na het uittekenen van de route weet je wat het kost, voordat er iets gebouwd wordt. Wil je eerst verkennen waar automatiseren het meeste scheelt, dan begin je met een AI-sessie van een middag voor €450 excl. btw.