Workflow automatiseren: eerst regels, dan pas AI
Robin van der Ploeg ·
Wie nu aan automatiseren denkt, denkt al snel aan AI. Maar de meeste bedrijfsprocessen bestaan uit vaste stappen en duidelijke afspraken. Daar heb je geen AI voor nodig, maar goede regels.
Niet alles hoeft AI te zijn
Een aanvraag boven een bepaald bedrag moet langs de directeur. Een klant zonder getekend contract krijgt nog geen planning. Een factuur die niet bij een order past, gaat terug naar inkoop. Dat zijn geen vragen voor een taalmodel, dat zijn regels.
Regels zijn voorspelbaar: dezelfde invoer geeft altijd dezelfde uitkomst. Ze zijn uit te leggen aan een klant of accountant, en ze kosten niets per keer dat ze draaien.
Wat zijn business rules?
Business rules zijn de beslisregels van je bedrijf, zo uitgeschreven dat software ermee kan werken en mensen ze nog steeds kunnen lezen. Ze staan apart van de rest van de software, zodat je een regel kunt aanpassen zonder alles opnieuw te bouwen.
Voor complexe beslislogica, met veel regels die op elkaar ingrijpen, werk ik met Rulecube. Daarin blijven de regels overzichtelijk en testbaar, ook als het er veel worden.
Waar AI wel helpt
AI is sterk aan de randen van een proces: waar ongestructureerde informatie binnenkomt of naar buiten gaat. Een mail omzetten in velden, een document samenvatten, een bericht aan een klant opstellen.
De verdeling is daarom simpel. AI leest en schrijft. Regels en mensen beslissen.
Zo breng je een proces in kaart
Teken op wie wat doet, stap voor stap. Waar komt het werk binnen, wie pakt het op, welke beslissingen worden er genomen en op basis waarvan? Vergeet de uitzonderingen niet: juist daar zit vaak het meeste handwerk.
Een swimlane, met een baan per rol, maakt snel zichtbaar waar werk blijft liggen en waar iemand iets overtypt wat al ergens anders staat.
Begin met één proces
Automatiseer niet alles tegelijk. Kies het proces dat het vaakst langskomt en de meeste ergernis oplevert. Zet dat goed neer, laat het een tijdje draaien en kijk dan wat de volgende stap is.