Je Excel-rekenmodel vervangen: wanneer is het tijd?
Robin van der Ploeg ·
Bijna elk bedrijf heeft er een: het Excel-bestand waar alles op draait. Prijzen, marges, hypotheekberekeningen, planningen. Het werkt, tot het niet meer werkt. Hoe weet je wanneer het tijd is om er een echte rekenmodule van te maken?
Excel is niet het probleem
Excel is een geweldig gereedschap om in te denken. Je zet een paar getallen onder elkaar, schrijft een formule en ziet meteen wat er gebeurt. Voor een eerste opzet is er niets snellers.
Het wordt lastig als één bestand de plek wordt waar het hele bedrijf mee rekent. Dan rekent iedereen met zijn eigen kopie, worden formules per ongeluk overschreven en weet uiteindelijk nog maar één persoon hoe het precies in elkaar zit.
Vijf signalen dat het tijd is
Er gaan versies rond per mail. "Rekenmodel_def_v3_nieuw.xlsx" is geen grap meer, maar dagelijkse praktijk. Niemand weet zeker welke versie de goede is.
Eén collega snapt de formules. Is die op vakantie of ziek, dan ligt het werk stil of wordt er gegokt.
Klanten of adviseurs moeten ermee werken. Een Excel-bestand naar buiten sturen voelt nooit goed: formules zijn te zien, te veranderen en te kopiëren.
Je wilt de berekening op je website. Een bezoeker die zelf kan uitrekenen wat iets kost of wat hij kan lenen, blijft langer en neemt eerder contact op.
Fouten komen pas laat boven. Een verkeerde celverwijzing valt niemand op, tot een klant ernaar vraagt.
Wat een rekenmodule anders doet
In een rekenmodule staan de rekenregels op één plek, leesbaar uitgeschreven. Er is één versie, en die gebruikt iedereen: je team, je klanten op de website en, als je dat wilt, andere software via een API.
Elke uitkomst laat zien hoe hij tot stand kwam. Zo kun je een berekening uitleggen aan een klant of controleren als er iets vreemd lijkt. En omdat de regels getest worden tegen uitkomsten die je al kent, weet je zeker dat ze kloppen voordat iemand ermee gaat rekenen.
Hoe je overstapt zonder risico
Het bestaande Excel-bestand is het beste startpunt dat er is. Daar staat in hoe er nu gerekend wordt, inclusief de uitzonderingen die in de loop der jaren zijn toegevoegd.
Daarna draaien Excel en de rekenmodule een tijdje naast elkaar, met dezelfde invoer. Pas als de uitkomsten gelijk zijn, of als duidelijk is waarom ze verschillen, stap je over. Zo ontdek je ook meteen de fouten die al jaren in het bestand zaten.
Wanneer je beter bij Excel blijft
Reken je alleen zelf met het bestand, verandert het model elke week en hangt er weinig van af? Dan is Excel vaak gewoon de beste keuze. Een rekenmodule loont als meerdere mensen erop vertrouwen, als de uitkomst ertoe doet of als je de berekening naar buiten wilt brengen.