Privacyverklaring.

robn. is de eenmanszaak van Robin van der Ploeg. Ik ben verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals in deze verklaring beschreven.

Naam

robn. (Robin van der Ploeg)

Vestigingsadres

[straat en huisnummer], [postcode] Hoogland

KvK-nummer

57827966

E-mail

hallo@robn.nl

Telefoon

+31 6 51068383

robn. is een eenmanszaak. Er is geen functionaris voor gegevensbescherming; voor alles rond privacy mail je mij direct.

Deze verklaring gaat over de gegevens die ik verwerk als je www.robn.nl bezoekt, als je contact met me opneemt en als je klant bij me bent.

Bouw en host ik een website of applicatie voor jouw bedrijf, dan verwerk ik ook gegevens van jouw bezoekers of klanten. Daarvoor ben jij verantwoordelijk en ben ik verwerker. Hoe dat zit, lees je in hoofdstuk 10.

Via het contactformulier:

• je naam (verplicht);
• je bedrijfsnaam (optioneel);
• je e-mailadres (verplicht);
• je bericht en alles wat je daarin zelf vertelt (verplicht);
• het tijdstip waarop het formulier werd geladen, om spam te herkennen;
• je IP-adres, tijdelijk, om te voorkomen dat iemand het formulier massaal gebruikt.

Als je mailt of belt: je naam, e-mailadres of telefoonnummer en wat je me vertelt.

Als je klant bent: je naam, bedrijfsnaam, contactgegevens, factuurgegevens [zoals adres, btw-nummer en IBAN, aan te vullen] en de afspraken en correspondentie over het werk.

Als je de website bezoekt: gegevens over je bezoek via Google Analytics, zoals bekeken pagina's, hoe je op de site kwam, je apparaat en browser en een globale locatie. Zie hoofdstuk 6.

Ik vraag niet om bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid. Zet die dus liever niet in je bericht.

Ik gebruik je gegevens alleen voor deze doelen, elk met een grondslag uit de AVG:

Je vraag beantwoorden

Je vraagt zelf om contact. Grondslag: maatregelen op jouw verzoek vóór een eventuele overeenkomst, of mijn gerechtvaardigd belang om berichten te beantwoorden.

Een bevestiging met een kopie van je bericht sturen

Zodat je weet dat het is aangekomen. Grondslag: gerechtvaardigd belang.

Spam en misbruik van het formulier tegengaan

Met het laadtijdstip en je IP-adres. Grondslag: gerechtvaardigd belang bij een werkend en veilig formulier.

Het werk uitvoeren en factureren

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

Administratie bewaren

Grondslag: wettelijke verplichting (fiscale bewaarplicht).

Het gebruik van de website meten en verbeteren

Via Google Analytics. Grondslag: jouw toestemming, die je via de cookiemelding geeft en altijd weer kunt intrekken.

Ik verkoop je gegevens niet, gebruik ze niet voor reclame van anderen en neem geen besluiten over je die alleen door een computer worden genomen.

• Wat je invult, gaat via een beveiligde verbinding (https) naar de server van de website.
• De server zet je bericht niet in een database. Het wordt meteen per e-mail naar mij gestuurd via Mandrill, de mailservice van Mailchimp.
• Je krijgt zelf een bevestiging op het e-mailadres dat je invult, met een kopie van je bericht.
• Daarna staat je bericht in mijn mailbox [bij Google Workspace, controleren].
• Tegen spam zit er een verborgen veld in het formulier dat alleen bots invullen, en controleert de server of het formulier niet binnen twee seconden na laden is verstuurd en of het verzoek echt van deze website komt.
• Om misbruik te beperken telt de server per IP-adres hoeveel berichten er in tien minuten binnenkomen (maximaal drie). Dat gebeurt alleen in het werkgeheugen van de server; het IP-adres wordt daarvoor niet in een database opgeslagen.

Mijn hostingpartij kan daarnaast technische logbestanden bijhouden, waar ook IP-adressen in staan. [Aan te vullen: welke logs, en hoe lang de hostingpartij ze bewaart.]

De website gebruikt Google Analytics 4 om te zien hoe de site wordt gebruikt: welke pagina's worden bekeken, hoe bezoekers binnenkomen en waar ze afhaken. Google Analytics plaatst daarvoor cookies in je browser (zoals _ga en _ga_<id>) om bezoeken van dezelfde browser te herkennen.

Google Analytics laadt pas als je daar in de cookiemelding toestemming voor geeft. Zonder toestemming worden er geen analytische cookies geplaatst en gaat er niets naar Google. Je kunt je keuze altijd wijzigen via "Cookies" onderaan elke pagina. Volgens Google worden IP-adressen in Google Analytics 4 niet opgeslagen. [Aan te vullen: de bewaartermijn in Google Analytics, of het delen van gegevens met Google uit staat, of Google signals uit staat, en of er een verwerkersovereenkomst met Google is afgesloten.]

De website zelf plaatst verder geen cookies. De lettertypen worden vanaf de eigen server geladen, niet bij Google Fonts.

Je kunt cookies altijd verwijderen of blokkeren in je browser. De site blijft dan gewoon werken.

Berichten via formulier of mail, zonder dat er werk uit volgt

[bewaartermijn, bijv. 12 maanden na het laatste contact]

Gegevens en correspondentie van klanten

Zolang de samenwerking loopt, daarna [bewaartermijn].

Facturen en administratie

7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.

IP-adres voor de spamcontrole

Alleen in het werkgeheugen van de server; alleen de laatste tien minuten tellen mee.

Verzendgegevens bij Mandrill

[bewaartermijn van de verzendlogs bij Mandrill]

Google Analytics

[bewaartermijn zoals ingesteld in Google Analytics, 2 of 14 maanden]

Ik werk alleen. Je gegevens gaan naar niemand anders dan de diensten die ik nodig heb om de site en mijn werk te laten draaien:

Mandrill (Mailchimp Transactional)

Verzenden van de e-mails van het contactformulier.

Google

Google Analytics voor bezoekstatistieken; [Google Workspace voor e-mail, controleren].

Vercel

Hosting van de website en het contactformulier. [controleren]

Cloudflare

DNS van het domein. [controleren of verkeer ook via Cloudflare loopt]

[Boekhoudpakket / boekhouder]

Facturatie en administratie. [aan te vullen]

Met partijen die gegevens voor mij verwerken, heb ik een verwerkersovereenkomst of gelden hun standaardvoorwaarden voor gegevensverwerking. [Aan te vullen per partij.] Verder geef ik gegevens alleen aan anderen als de wet me daartoe verplicht.

Mandrill, Google en Vercel zijn Amerikaanse bedrijven. Daardoor kunnen gegevens in de Verenigde Staten terechtkomen. Dat mag alleen met passende waarborgen, zoals een certificering onder het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. [Aan te vullen: per partij welke waarborg geldt, en of opslag in de EU is ingesteld.]

Neem je een website op abonnement of laat je software bouwen, dan host ik die vaak ook en beheer ik het CMS of de applicatie. Daarin staan gegevens van jouw bedrijf, en soms van jouw klanten of bezoekers, bijvoorbeeld via een contact- of boekingsformulier.

Voor die gegevens ben jij verantwoordelijk en ben ik verwerker. Ik verwerk ze alleen in jouw opdracht en voor het werk dat we hebben afgesproken. De afspraken daarover leggen we vast in een verwerkersovereenkomst. Zie ook de algemene voorwaarden en de voorbeeldovereenkomst.

Ik neem passende maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies en onbevoegd gebruik. Onder meer:

• de hele website, inclusief het formulier, draait via een beveiligde verbinding (https);
• het formulier is beschermd tegen spam en misbruik, zoals hierboven beschreven;
• berichten worden niet in een database van de website bewaard, maar alleen per e-mail verstuurd;
• alleen ik heb toegang tot mijn mailbox en de beheeromgevingen;
• [aan te vullen: bijvoorbeeld tweestapsverificatie, wachtwoordbeheer, versleutelde apparaten].

Denk je dat er iets mis is met de beveiliging of dat je gegevens zijn misbruikt? Mail me dan meteen.

Je hebt het recht om:

• te vragen welke gegevens ik van je heb (inzage);
• onjuiste gegevens te laten verbeteren;
• je gegevens te laten verwijderen, tenzij ik ze moet bewaren, bijvoorbeeld voor de belasting;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
• je gegevens in een gangbaar bestandsformaat te krijgen of door te laten sturen (overdraagbaarheid);
• gegeven toestemming in te trekken, als een verwerking op toestemming is gebaseerd.

Stuur je verzoek naar hallo@robn.nl. Ik reageer binnen een maand. Soms vraag ik je om te laten zien dat het verzoek echt van jou komt; een kopie van je identiteitsbewijs is daarvoor niet nodig.

Ben je niet tevreden over hoe ik met je gegevens omga? Laat het me eerst weten, dan zoeken we samen een oplossing. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Verandert er iets aan hoe ik gegevens verwerk, bijvoorbeeld omdat ik een andere dienst ga gebruiken, dan pas ik deze verklaring aan. Bovenaan staat altijd de datum van de laatste versie.

Vragen over deze verklaring of over je gegevens? Mail naar hallo@robn.nl of bel +31 6 51068383.